¿Usar Whatsapp en el trabajo es correcto? Cómo gestionan su uso las empresas
La mensajería instantánea utilizando diversas apps se ha vuelto parte de tu vida diaria y la forma de comunicarte con familiares y amigos. Entre estas, indudablemente WhatsApp es la más utilizada en todo el mundo, con aproximadamente 2.000 millones de usuarios en un mes.
Esta herramienta también se ha comenzado a utilizar ampliamente en el entorno laboral, debido a que es un medio de comunicación inmediato y directo. Por tanto, se suelen crear distintos grupos para discutir ideas de proyectos o enviar información a los empleados.
No obstante, como las personas suelen tener solo un teléfono móvil para manejar sus contactos personales y profesionales, se suelen presentar diversos inconvenientes. En este sentido, es importante gestionar el correcto uso de WhatsApp por parte del empleado y la empresa.
¿Cómo usar correctamente WhatsApp en el trabajo?
Esta app se ha vuelto parte importante de la vida de la mayoría de las personas y su medio principal de comunicación. Se estima que un 42% de la población española con acceso a WhatsApp, revisan los mensajes al menos cada hora.
Por otra parte, un 32% de los empleados suele revisar la información en su Smartphone un promedio de cuatro veces en una hora. Esto ha llevado a contabilizar una pérdida de 10 horas de trabajo efectivo en un mes.
Por tanto, las empresas han comenzado a tomar medidas para evitar las distracciones de los empleados durante la jornada laboral. Sin embargo, esto se complica cuando se utiliza la app como una herramienta de trabajo, por lo que se recomienda tomar algunas medidas para su uso correcto:
Reducir el uso para comunicaciones personales
Lo ideal sería que el trabajador pudiera contar con un teléfono móvil para sus contactos personales y otro para su vida profesional. No obstante, en la mayoría de los casos esto no es posible y se debe intentar gestionar el uso del Smartphone.
Es recomendable que durante la jornada laboral se silencien las notificaciones de los grupos personales. Igualmente, se puede utilizar el WhatsApp Web que evita mayores distracciones al revisar el móvil de forma frecuente.
Algunas empresas que no utilizan la aplicación para comunicaciones, han restringido el uso del teléfono móvil a los horarios de descanso. Para la modalidad de teletrabajo este tipo de control es más complicado, por lo que conviene recurrir a un software de control horario como el referido en CajaMurcia.es.
Establecer reglas claras para su uso con fines laborales
Cuando el WhatsApp es utilizado como una herramienta de comunicación por parte de la empresa, es importante establecer las reglas de uso. En primer lugar se debe indicar el objetivo de cada grupo, a fin de solo colocar información pertinente.
Además, es muy importante establecer los horarios en que se enviarán mensajes y durante las cuales el empleado está en la obligación de responder a las solicitudes. Lo más conveniente es definir el horario de la jornada laboral y fuera de este, no se deberían enviar mensajes que interfieran con la vida personal del trabajador.
Controlar la información que se maneja en los grupos de trabajo
Otro aspecto con el cual se debe ser muy cuidadoso es con el tipo de información que se coloca en los grupos de WhatsApp. En primer lugar, nunca se deben enviar datos personales de clientes sin que exista consentimiento previo por parte de los mismos, tal como lo establece la ley.
Igualmente, se debe recordar que no todos los dispositivos móviles tienen el mismo nivel de seguridad, por lo que se debe evitar colocar información estratégica de la empresa. También, se debe tener cuidado de no mezclar datos para grupos personales con los empresariales.
Esta app se ha convertido en una herramienta de trabajo que permite una comunicación fluida, pero cuando se manejan muchos grupos son frecuentes los errores. Hay que tomar en cuenta que esto puede traer consecuencias en tu vida laboral, por lo que debes usarla con prudencia.
Respetar el derecho a la desconexión digital
Las empresas deben tomar en cuenta que los empleados tienen derecho, garantizado por la ley, a la desconexión digital. Por tanto, no se deberían enviar mensajes de trabajo fuera de los horarios establecidos ni exigir a un empleado que dé respuesta a las solicitudes en otros períodos.
Es recomendable que el trabajador silencie los grupos de trabajo fuera del horario laboral y evite revisar la información durante las horas de descanso. Esto puede terminar repercutiendo en su salud mental y afectar su desempeño laboral en el mediano y largo plazo.
